Quelles sont les actions à mettre en œuvre ?
- S’inscrire dans une culture de l’intelligence économique : sensibiliser l’ensemble des collaborateurs à la protection des données de l’entreprise (destruction d’archives, sélection rigoureuse des stagiaires, conversations durant les transports…) .
- S’assurer que les savoir faire fondamentaux de l’entreprise ne sont pas concentrés sur les mêmes personnes : salariés ou partenaires extérieurs (sous traitants, collaborateurs extérieurs)
- Favoriser par la formation interne le partage des « bonnes pratiques » et des compétences
- Identifier et formaliser ces savoir faire fondamentaux pour en avoir trace (vidéos, manuels, procédures, fichiers….)
- Identifier les postes clés (détenteurs de savoir-faire indispensables à l’entreprise) et formaliser pour ces postes des clauses spécifiques de protection (voir ci-après)
- Dans les contrats de travail, intégrer selon les postes et les responsabilités certaines clauses : la clause de confidentialité, la clause de loyauté, la clause de non-concurrence (clairement définie dans le temps, l’espace géographique, et prévoir la contrepartie financière afin d’éviter son annulation par une procédure aux prud’hommes!) ; la clause de dédit formation peut intervenir en cas de formation lourde suivie par un collaborateur (voir ci après)… Corriger les clauses actuelles éventuellement inadaptées en mettant en place des avenants négociés. Veiller à harmoniser ces clauses pour l’ensemble des personnes exerçant des fonctions similaires dans l’entreprise (principe d’équité).
- Souscrire, le cas échéant, pour une compétence rare, une police d’assurance « homme clé »
- Disposer, dans la mesure du possible, d’un « organigramme de remplacement » ou de solution alternative pour faire face rapidement à une situation de rupture.
En cas de départ d’une compétence rare
- Faire usage de la période de préavis afin de transmettre les projets en cours et retarder le transfert de la compétence (sauf si le départ rapide est souhaité).
- Identifier les raisons effectives de ce départ (afin de prévenir les risques futurs)
- Etablir un diagnostic des risques immédiats : informations stratégiques perdues ? conséquences commerciales, organisationnelles, financières…. ? degré de vulnérabilité de l’entreprise ?…
- Activer les éventuelles défenses potentielles (communication) et les clauses contractuelles convenues ;
- Essayer par une analyse du potentiel des salariés de « redistribuer » en interne la compétence clé perdue (prévoir des entretiens individuels, des ateliers de travail, des réunions internes) ; faire usage de la période de préavis afin de transmettre les projets en cours ;
- Identifier précisément le « manque » observé. Rechercher les moyens d’y pallier (à court et moyen terme). Lister les solutions. Les chiffrer.
La clause de dédit formation
Le dédit-formation est une clause contractuelle par laquelle le salarié ayant bénéficié d’une formation coûteuse est obligé de rester au service de son employeur. Le salarié doit respecter un certain délai avant de pouvoir quitter l’entreprise qui lui a financé la formation. Il doit rembourser les frais de formation engagés par l’entreprise s’il part avant ce délai.
Pour être valide, cette clause doit réunir les 3 conditions suivantes :
- Le financement de la formation doit exclusivement être à la charge de l’employeur (et supérieur aux dépenses imposées par la loi). De fait, une formation financée dans le cadre des dispositifs CPF de transition professionnelle ou Professionnalisation A ne peut faire l’objet d’une clause de dédit formation.
- La clause doit être prévue par le contrat de travail ou par un avenant. Elle doit être signée avant le début de la formation et préciser le montant du remboursement et le délai de démission.
- Le montant du remboursement des frais doit être proportionnel aux frais de formation engagés (et correspondre aux frais réellement engagés par l’employeur).
La durée du maintien du salarié dans l’entreprise fixée par la clause varie en pratique de 2 à 5 ans selon la durée et le coût de la formation.
Pour la mise en œuvre de la clause, il faut que la rupture du contrat de travail intervienne à l’initiative du salarié. Elle ne s’applique donc pas en cas de rupture à l’initiative de l’employeur même s’il y a eu faute grave du salarié.
